 办公室是党政机关、社会团体或企事业单位内部设立的办理行政性事务的办事机构,是直接为领导服务的综合部门,是沟通上下左右、联络四面八方的“窗口”。由于办公室在各个单位组织中处于中枢和要害部位,因此来说,办公室工作是否良好高效,直接关系到本单位工作目标的实现与否和工作效率的优劣,关系到本单位对外的形象和声誉,对本单位全局工作具有重要影响。如何才能做好办公室工作?笔者认为,要成为一个合格的办公室人员,必须强化“三种意识”,具备“三个素养”,做好“三个服务”。
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强化“三种意识”4 g+ P7 F9 [, G
8 `1 k/ \3 r) }% p" q7 g1 Y# l 一是大局意识。所谓大局意识,就是摒弃部门利益和个人利益至上的狭隘思想,一切以大局利益为重,自觉服从和服务于单位或群众的整体利益。作为办公室工作人员,有大局意识就是要胸有全局,看问题应全面系统,善于把手头的工作、处理的事情置于单位发展稳定的大局中来思考谋划,不能想当然,凭感觉,更不能夹带私人感情和偏好。要做到对本单位的整体情况了如指掌,心中有数。了解上情,吃透下情,善于从全局上分析问题,处理好各种矛盾和问题,不断提高综合水平,增强综合协调能力,创造性地开展工作。6 P5 `+ v7 _: F
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二是责任意识。责任是一种能力,是一种精神,更是一种品格。所谓责任意识,就是对事业充满激情,乐于奉献,自觉自愿地承担应当承担的任务,完成应当完成的使命,做好应当做好的工作。办公室工作内容杂,事务性强,涉及方方面面,工作人员往往集忙家、杂家和管家于一身,经常是“五加二”、“白加黑”,没日没夜,加班加点,既辛苦又清贫。没有认真负责的态度,没有无私奉献的精神,是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立责任意识,在工作中正确处理苦与乐、得与失、名与利、个人利益与集体利益的关系,吃苦在前,享受在后;不为名利、埋头苦干、任劳任怨;要经受得起各种误解、委屈和挫折,包容得起酸甜苦辣;更要有迎难而上的决心,敢于探索的勇气,以无私奉献的精神投入工作。
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三是创新意识。创新意识是人类意识活动中的一种积极的、富有成果性的表现形式,是人们进行创造活动的出发点和内在动力,是创造性思维和创造力的前提,也是创造性开展工作的必备条件。办公室工作人员,要以改革的精神去思考和研究本职工作,勇于创新,在工作实践中大胆探索开创办公室工作新局面的有效途径,力求有新突破、新发展。要积极探索建立标准规范、信息灵敏、反应快捷、优质高效的办公室工作机制,要创造性地利用好现代高科技手段,如互联网、信息技术等来为中心工作服务。要紧紧围绕单位中心工作和广大员工关注的热点问题,提出办公室工作的新思路、新对策和新举措。在督查协调上要有新办法、新手段和新途径;在文字工作上要有新思想、新观点和新语言;在信息工作上要做到敏捷、敏锐、敏感。只有这样,才能不断提高办公室工作质量和工作效率,才能更好地发挥办公室的职能作用。! r4 K: I- k, ~* o0 v, y
7 W+ v6 W( X$ @7 j 具备“三个素养”& J7 q6 G8 R& Z l$ X( ^* `4 ^
4 ~. o9 X) ?' ~5 U1 N 一是政治理论素养。办公室的工作涉及面广,政治性、政策性强。办公室的工作人员必须具有政治理论水平和政策水平。因此,平时要注重加强学习,学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观,并学会运用马列主义的立场、观点和方法去观察、分析问题,不断提高自己的观察能力、分析能力和判断能力,保持清醒的政治头脑,在实际工作中把握正确的政治方向。要认真学习、深刻领会党的路线、方针、政策,提高执行方针政策的自觉性。还要注重自身思想境界的修养和党性锻炼,树立正确的世界观、人生观和价值观。做到实事求是、公道正派、清正廉洁。
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二是业务能力素养。办公室工作具有复杂性和多样性,要求其工作人员必须具备较高的业务综合能力。写作能力是办公室工作人员的基本功,不仅应具备一般的书面表达能力和技巧,还应熟知各种应用文体的写作。为了当好参谋助手,为领导决策服务,办公室人员应具备调查研究的能力;办公室工作内容即多又杂,还要求工作人员具备较强的办事能力,包括组织协调能力和应变能力等,就是要善于团结协调,调动各方积极性,保证对领导指示及既定事项的贯彻落实。随着办公自动化的普及,办公室工作人员还必须掌握运用现代化办公设备的能力,熟练掌握办公软件的操作及使用。5 h! `) |% u' o& J. Q5 ~" E
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三是科学知识素养。办公室工作涉及面广,综合性强,这就要求工作人员应尽可能具备广博的知识与合理的知识结构,同时不断更新、充实、完善自己的知识体系,以适应发展的需求。首先应具备语文、哲学、历史、外语等社会科学和数学、地理、化学、生物等自然科学的知识,这是知识结构“宝塔”的底座。只有基础知识牢固,才有利于进一步学习其他知识。其次是应具备专业知识,不仅要通晓文书、档案、应用写作、会议组织等与工作直接相关的知识,还要掌握所在行业的专业知识。第三,其他方面知识。由于社会的开放性越来越强,以及各行各业服务社会科学发展的要求,这就要求办公室人员还应具备管理学、心理学、法学、经济学、新闻学、计算机应用等相关学科知识等,从而胜任工作,搞好服务。/ q7 Z' D, t# A% i# c! |' m
( U5 h: p1 p2 z1 }/ u! x# s* l 做好“三个服务”# u' v& a7 B$ S% _7 T
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综上所述,办公室工作要在开拓创新中谋求发展,在积极进取中巩固地位,其工作人员一定要具备 “三个素养”,强化“三种意识”,做好“三个服务”,充分发挥办公室职能作用,以作风树形象,以能力求主动,以业绩赢地位,为单位的发展努力工作,做出成绩,取得进步。
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