一段：发通知
3 Y1 C" v7 P" _( ?4 x# _1 y用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议6 ^* \# c& ]$ h# k5 V j6 }' Q
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二段：抓落实7 t. W h( ?4 j# u7 D4 z
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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) L$ E2 t9 t; h4 H$ E三段：重检查+ F9 m) w2 i# y5 s" F% G
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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1 [! {2 B- V7 U o% Q& Z四段：勤准备' j. f% G5 n }7 h$ ^ n
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议1 N& I$ [# k! ]% _' o, E1 G
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五段：细准备
: P& w- V1 P' q C% `1 i发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录: x c' l8 F! v/ w2 \
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）$ k; b d7 ~2 H/ V4 i2 K! d" a; ]
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七段：发记录
$ g# L) E" c# r7 R- z: B7 X" b9 Z会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任
# k* V+ n0 l/ T1 o" f+ t将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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# ?. k3 y" f2 s7 F九段：做流程) c9 G0 _# b& W
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系4 S! z, d2 j6 S
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