公文是处理公共事务的文书,通常包括命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。因公文是一种有特殊写作要求的文种,尤其是在格式、遣词造句及表达手法的运用上与其它文体有较大差别,需要在写作时区别对待。
- l) N+ S/ H: o, R$ }, ?1 _& Y3 g文章的写作一般包括主题、内容和形式三个方面,公文也不例外。下面依次从这三个方面谈谈公文写作中需要注意的问题。8 ^/ @; X/ \% A# W: ]
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! m. {% F0 n( j$ _. T5 ~& G, m 一、关于主题( M, U5 E7 k1 q" E w, O" _
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主题是指作者通过文章内容所表达的中心意思。公文的主题不一定都要求深刻,但必须要做到正确、集中、直白。
8 A/ d3 u' T# e) F$ T4 G7 B( e 所谓正确,就是要与党的路线、方针、政策相符,与时代发展要求同步。所谓集中,就是一篇公文只能有一个主题。俗话说“一山不容二虎”,一篇公文如果有两个或两个以上的主题,读者就难以判断作者的真实意图。所谓直白,就是直截了当地点明主题,表明态度,提出解决问题的措施和办法,对文章所涉及的各类问题,必须有明确的观点立场,应该怎么做,解决什么问题,达到什么目的,都要明确地表达出来,不能像文学作品的主题那样含蓄、曲折。
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; D4 f) s1 w4 i& g# d1 \" ] 二、关于内容8 F, J' y# j$ v- n& A; m
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公文的写作内容与一般文章也是有区别的。一般文章可以写天文地理、中外古今等海阔天空的题材,也可以是作者所见、所闻、所感,甚至还可以进行想象、虚构和艺术加工。公文在写作内容上却是有严格限制,首先,内容不但要求客观、真实,而且要与拟文机关的职权范围相一致,不可超越本机关的职权范围。
3 w9 N \2 x8 T8 U* G" v Y 第二,要遵循公务活动的客观规律,也就是要符合上管下、大管小的组织原则。如上级可以对下级作指示、提要求、寄希望,反之则行不通。同样,级别小的部门不能以其名义下发级别大的部门的公文。8 }) U. Z" t! T- s2 B9 m
第三,条理要分明,层次要清楚,而且每一层次内容尽量都要提炼观点。
0 ~5 d6 E9 w& v在提炼观点时,要注意两个问题:一是观点的字数最好大致相等、句型基本相同,而且要突出重点、不落俗套。如“粮食生产总体稳定”、“农民收入持续增加”这些观点就显得平淡,如改为“粮食生产灾年增产12万吨”、“农民人均增收突破300元”,这样的观点就鲜明、准确,富有新意。二是材料要围绕观点来说明问题。如“粮食生产灾年增产12万吨”的观点就必须用当年及上年的粮食数量差来印证。% j, K; S) o+ W% A8 O
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r! f! L7 @$ N: w- R4 U) n 三、关于形式
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7 w& v% p( E- W2 X2 p1 ^* \2 A 第四,数字的使用要规范。一是阿拉伯数字的用法。公文中的数字,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方,均应使用阿拉伯数字。如“中央一号文件”中的“一”在公文中就应写成“1”。在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时,要使用阿拉伯数字。二是汉字数字的用法。行政机关公文成文时间,部分结构层次序数,数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句,邻近的两个数字,要使用汉字数字。如“五线谱”、“一刀切”、“二三天”等词语中的数字就必须要使用汉字。■ 黄启健 蒋丽华 |