秘书说好六种话

　人与人之间主要通过三种方式进行交流沟通，即书面语言、口头语言和体态语言。秘书处在组织的枢纽位置，以上三种表达方式中，口头语言的表达能力对其工作的影响更为直接而明显。
　　为了解秘书的口头表达能力状况，笔者按照社会学和统计学分析的基本要求编制了《秘书口语表达能力问卷调查表》，对我老秘网市三个区的企事业单位秘书工作人员做了一个调查。本次调查共发放调查问卷400份，回收361份，其中有效问卷332份。下面是对332份有效问卷的统计情况。
　　被调查对象的年龄为：22岁以下76人，占22.89%；23―27岁103人，占31.02%；28―35岁94人，占28.31%；35岁以上59人，占17.77%。
　　关于“良好的口语表达能力对于秘书工作的重要性”，95.18%的秘书认为很重要，4.82%的秘书认为比较重要。
　　 关于“对自己的口语表达能力如何评价”，83.73%的秘书评价为一般，11.75%的秘书评价为不满意，仅有4.52%的人评价为非常满意。由此看出，大多数秘书认为自己的口语表达能力有待提高。
　　关于“口语表达能力与秘书职业生涯的关系”，94%的秘书持肯定态度，认为个人的口语表达能力对秘书职业具有重要作用。
. V4 D3 U7 h/ ?# X: ~5 t　　关于“你认为自身缺乏哪种口语表达技巧”，54.82%的秘书认为自己缺乏言语表达技巧，25%的秘书认为自己缺乏应变能力，20.18%的秘书认为自己缺乏正确的表达方式和内容。
　　话有三说，巧说为妙。秘书要掌握哪些口语表达技巧，才能游刃有余地开展工作呢？

　　说真话
* u9 C  X1 L/ _1 N* r! |& E　　真情实意打动人――

　　真实、笃诚和真情是说实话的三要素。以真实、笃诚为基础，以真情打动人、感染人，才能达到沟通的目的。“立言以诚”是为人的根本，也是口语表达的基础。无论什么场合，言谈都应实实在在、实事求是，不虚伪、不油滑、不夸饰，不说违背事实的话，不说违心的话，不说自己还没弄明白的话，不说假话、大话、空话、废话。交谈时不要怕暴露缺点，这样才会显得真实，而勇于承认自己“不知道”，才是充满自信的表现。只有实实在在、坦诚待人，才能获得他人的帮助与支持，从而达到预期目标。
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3 a2 c- A1 ]: g, f* f  ^　　说曲话
　　委婉含蓄尊重人――
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$ P  C/ N8 O: d% z7 z　　培根曾说：“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”委婉是劝说他人的法宝，却不会伤害他人的自尊心，所以委婉的劝说更容易得到认同。委婉含蓄的语言可以避免给听者造成伤害，可以避免与听者发生对抗，可以启发听者的想象和思考，使其在品味语言的同时接受对方的观点，从而取得“言有尽而意无穷，余意尽在不言中”的谈话效果。
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# w2 l. f% W& V4 O9 |　　说硬话
　　理直气壮战胜人――
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2 _# ^9 M) x1 T7 Z$ |. n　　秘书在办事过程中偶尔会遇到不讲道理的人，此时必须掌握说“硬”话的技巧。“硬”就是所表达的内容有比较强硬的成分，真正击中对方的要害，使其有所顾忌。具体来说，就是依据相关办事原则进行处理，正面反击，以果敢的态度劝说对方，使对方明白利害关系，从而达到说服的效果。
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　　说软话
, @/ _3 x4 i7 d6 s; j　　以柔克刚感动人――
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好好好，深受启发，很有借鉴意义

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说好六中花，无敌床天下

文/刘小桃
　　秘书不仅要写好书面材料，还要锤炼口语表达能力。俗话说，病从口入，祸从口出；多门之室生风，多言之人生祸。恰到好处的言谈能让你在复杂的人际交往中应对自如，结下良好的人脉关系。而不善言辞则易被人孤立，口无遮拦则易伤及他人。因此，秘书不仅要慎于行，还要谨于言。
一忌
“轻”
　　对领导不可轻慢，对同事不可轻视，对异性不可轻佻。在领导面前要眼勤手快、主动热情，执行任务要干净利落，不拖泥带水。对同事要友爱，不轻慢。对异性要诚实稳重，举止应端庄文雅。历史上因“轻”生祸之事不胜枚举。三国名将关羽饱读春秋，武艺超群，且义薄云天，美名远扬，可他傲世轻人，孤芳自赏，不把别人放在眼里。孙权欲与之和亲，他骂道：“虎女焉能嫁犬子。”此时孙权乃是吴国之王，关羽如此轻慢于他，以致后来遭到杀身之祸。
二忌
“议”
　　议论是非事，便是是非人。议得多了易起争执，所以即便是秉公之言，也不宜多讲。我们常常错误地认为，实话、良心话有什么不能说的？！殊不知，每个人的立场不同，价值观不同，知识构成不同，思维方式也不同，而议论很少是中立的，多少会带有一些偏向，可往往就是这么一点偏向，会让你人生的航船触礁甚至沉没。公元前99年，李陵出击匈奴，兵败投降，汉武帝大怒。司马迁却为李陵辩护，结果得罪武帝而受腐刑。掩卷沉思，司马迁大可不必如此举动，因为李陵的兵败降敌严重损害了大汉王朝的形象和声威，汉武帝盛怒自是情理之中的事，并且满朝文武并无人替李陵求情，司马迁只是一个史官，却犯颜直谏，实在是不应该也不值得。
三忌
“直”
　　曲线总比直线美。讲话不可如巷子里扛木头——直来直去。讲话太直接未必能显示出你的真诚，有时反而会让人觉得你肤浅，缺乏语言交际艺术。成熟的表述方式是幽默而含蓄的，直来直去容易把话说“死”，让对方失去回旋余地，最终也把自己带入“死地”。有这样一则事例，高考成绩公布后，赵某说他孩子考了652分，同事张某听后说：“652分可是高分呀，准能上北大。”同事孙某听后说：“652分在往年是高分，但在今年上北大恐怕没戏。”孙某的“直言”无疑给望子成龙的赵某浇了一盆冷水，从头凉到脚。孙子兵法有一个重要观点，便是“以迂为直”，说话也应遵循迂回之道，才能曲径通幽，化有限为无限。
四忌
“多”
　　老子说：“多言数穷。”该说时说，是水平；不该说时不说，是聪明；知道什么时候该说什么时候不该说，是高明。为什么“多言数穷”呢？因为一切事物都在发展变化，事易时移，物是人非，工作环境在变化，交际圈子在变化，利益格局在变化，而讲出去的话如同泼出去的水，因难以收回而无法改变。曹操平汉中，进之不能，退之无功，两难之际，以“鸡肋”为号令，机敏过人的杨修恃才而狂，告诉夏侯惇此是退兵之意，结果因泄露军机触怒了曹操而被杀。是操之过还是修之过？杨修身为人臣，不思“伴君如伴虎”，言无禁忌，岂能不惹祸！
五忌
“伤”
　　良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。秘书要懂得尊重他人的情感和利益，做到“猝然临之而不惊，无故加之而不怨”，坚持“宽以待人，严以律己”的原则，要有海纳百川的胸怀，和光同尘的境界，求同存异，以和为贵。1962年，郭沫若先生去普陀山朝圣游览，拾得一笔记本，上书“年年失望年年望，处处难寻处处寻”，知是绝命诗，立即派人寻找。原来失主是一个女学生，三次高考不中且恋爱受挫，便心灰意冷欲“魂归普陀”。郭沫若了解原由后，为她改写成：“年年失望年年望，事事难成事事成”，并加横批：“春在心中”。女学生重新点燃了生命的希望。
　　综上所述，秘书讲话应该做到：宁重勿轻，宁叙勿议，宁曲勿直，宁少勿多，宁喜勿伤。谦逊给人有礼貌的感觉，能够让你赢得尊重；平和是事物发展的常态，能让人宠辱不惊，笑迎人生的风雨；委婉让忠言不再逆耳，让圣贤不再寂寞；简洁是智慧的灵魂，让人感到逻辑严密、思维清晰；和乐让生命充满朝气和活力。新时代的秘书不仅要做到笔力千钧，还要能妙语连珠。
　　（本文刊于《秘书》杂志2013年第1期。