浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

: C! `" G$ m7 I5 D! O) F　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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! [! Y4 z0 q  Q7 @; l: J- e　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
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　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
" c( N! I: y( c( ?" F. w
- r7 W" N4 V: T6 a9 }　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
+ X3 f+ ~# N! f: |% O: q' U
　　辅助时间的经常性
2 a  k: K# Q2 @0 r- `1 f3 B9 R) v3 C8 b  H
$ B% d  T/ W  f# c1 u, T　　辅助环节的全过程性
9 ^7 d# w, S* v2 Z( }4 g6 Y+ U4 c
& X6 m9 \& V% Y' ?6 ]& B/ O& j! ~　　（3）、辅助决策的原则
9 M2 @6 _" z! F: j
; i: b6 @# k8 h# R* G　　超前原则

' V+ s3 H' S- ]9 E　　定位原则

　　信息原则
8 {/ U2 \, W: n  \: s. e
  N2 K( t  q- f, A) |. K+ [# n* u' L　　谏诤原则

4 `; q" G! B7 p. `+ q' ^- Q6 V　　（4）、辅助决策的过程
& U* c- g# L$ i& `. y$ R5 p
# b% M4 V. D. W9 O0 _; b! u　　协助领导确定目标

; x, K# J  K) t; J- J: H- D% J* a1 D　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优
  s, G, N& Y. E1 F( V& ]" [# @6 L
　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
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　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

. S, D1 w! S0 t" R& ]& w$ \7 w% i- k　　（2）、协调关系的特征

　　从属性

( e# T# Y* |) |& H8 X　　广泛性
( S% Y. }4 j3 G0 c: f" i* {
　　间接性

" D. l0 m$ O7 Y& x% P　　（3）、协调关系的原则
2 K& z* Y' {- O: C
9 m; E. h: R( T) q/ B　　政策指导
' U4 _) |) q6 |& a( a* Z
　　客观公正
2 m7 }7 t/ i' N! p3 @
　　平等协商

　　注重整体

! f$ n- o  C6 z* b% d3 ?　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
" x5 f- q0 B0 f
3 n& g1 H3 a. E; y　　摸清情况

4 T9 ^7 N/ Z' O5 ^　　找出症结
0 u0 q) r; U2 B) _' z, H2 ]2 g# I$ M
, f* w4 K1 I7 A! y4 m% h　　恰当协调
5 r$ E# a, i, @0 x
- |( `  {! {$ H5 W; x, E& v　　督促落实

9 |- |, G+ ^; O( g! C　　检查反馈
3 P/ P' C3 q7 H7 ~
　　3、处理信息

' y$ M! U* [. o$ E5 ]: B　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　（2）、处理信息的原则
9 g1 m1 Z- _$ `2 y9 J6 Y$ g4 v
　　及时性原则

% m, V) o5 l8 R/ {2 j0 {　　保真性原则

) o( S) E3 D! |( j( u- b9 i　　适用性原则

　　预测性原则

9 s$ n- S) p" b# b1 w3 r8 S/ I9 p　　（3）、处理信息的内容
: O  s  N- _, K' P5 |/ g+ ?
　　历史信息
, M9 x% p" i) O% z7 W+ B
　　上级信息

5 N8 c+ E* F# t　　内部信息

( [. h, X! }5 F' c, m' G' Y　　公众信息
# r  }7 h3 Y& r/ O  Q8 \
$ I0 y. {' q; U# r　　社会信息

  i( h" L. l0 t& |0 U" X+ l7 i　　（4）、处理信息的过程
0 X0 p) C1 K+ c6 h5 I0 s* i) ^& m
　　信息的收集

9 F" o) h/ \7 f. Y9 l+ G* v　　信息的加工
5 L8 U4 U2 Z+ I7 `4 _
) G4 z1 J2 l: r8 T" o& N* q　　信息的传递

8 O' e( P" |4 Q3 j2 ?/ |　　信息的反馈

　　信息的储存

7 l- D6 W: g; k  O　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征
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　　综合性

  e0 I. t) b( l' P( G) N6 V, K6 U: n　　服务性

) y' N7 l. q5 p) h3 f' }( f　　繁琐性

6 i9 C* H+ n4 v" k　　突击性

　　（3）、办理事务的原则
8 X/ f" O9 s; \
" y( G* N/ o9 V  {) A　　被动中求主动
  H* j* V9 j) G
　　原则中求灵活
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　　繁杂中求规范

) V+ o/ m0 A- L6 F, Q! J　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序
8 U4 `- }3 E/ c. m1 A
　　理论程序

　　指令程序
0 b) T$ e3 b+ \9 m5 |7 N2 ^$ E
: k9 p1 I1 q, \# ]5 I  W9 a　　法定程序

　　技术程序
3 R, N: Y8 o6 j7 t/ Y  G7 ?: F! r
# B3 Z/ f- o0 P: P　　习惯程序

　　二、秘书的职责
4 n$ S; Z; N* F8 p( s& D　　大致也有以下11个方面：

" Z8 z* O$ a# |4 I& s# j# w9 x( n: S　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

- m# ^* I- G1 G　　接待事务（来访接待、安排服务等）

& `' Z5 e5 `5 @/ W3 u# ^　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

  I' ~5 P3 v3 r, h8 r& A% V7 W4 N　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
& {$ N$ Q# F- {: G; T  ~9 f/ T
& o/ N3 h' l/ L8 o- P　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

1 d6 Z2 `7 l0 e' }( L　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
% P! \1 W& X4 G) {9 N
% U  z' M, D; F3 o( I" B　　写作事务（各种文体的写作）

+ \' B. I% a8 I　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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6 H/ k% I* e* O) P　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
  o% E2 J; X1 `) b* P
- T* D/ D1 |! T) J4 M　　其他领导临时交办的任务