行政机关公文处理中常见的问题及分析

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* a6 p  b, R9 c* ^' }行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本人通过在办公室工作近6年的经历，对机关公文处理特别是食品药品监管系统公文处理工作存在的一些问题有了一定的认识，为提高本系统的公文处理水平，尽可能避免公文处理中的偏差，有效地为食品药品监管服务。下面本人就根据《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）和《国家食品药品监督管理局公文格式细则》（以下简称《细则》）对行政机关公文规定的标准，结合食品药品监管系统的公文处理实际工作中存在的一些不规范现象和问题。分析如下：
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一、制发公文中存在的问题及分析
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（一）公文格式组成部分中常见的问题
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1.发文机关标识。发文机关标识应套红居中印在公文首页，字体要庄重（行政机关推荐使用小标宋体），各级部门包括食品药品监管系统有些单位的发文机关标识并未使用小标宋体，而用的是宋体、华文中宋等（多数WORD中没有小标宋体）；字号要适当，一般不能超过22㎜×15㎜。原则上下级的发文机关标识字号应小于上级；发文机关标识的位置，《格式》提出了两种：第一种是用于平行文或下行文，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37㎜＋25㎜=62㎜的距离。第二种仅限于上行文，上行文发文机关标识距上页边为天头37㎜＋25㎜＋55㎜=117㎜，留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单位未分上下行文，向上级报送的文件都是用下（平）行文红头(县级部门最为严重)，应予以纠正。

2.发文字号。发文字号标注应在发文机关标识下方居中位置。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横线上居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“×食药监[2007]×号”，正确的应为“×食药监〔2007〕×号”。
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3.签发人。主要是用于上报公文。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。问题主要出现在左右没按要求空1字，还有的签发人姓名字体不是楷体，而用仿宋体，更为严重的是有些单位在使用上行文时，连签发人都没有，而是按平行文或下行文制作。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，这个是大部分单位所忽视的。

4.标题。标题位于横隔线下空2行居中位置，字体一般用2号小标宋体字；国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题如出现多行现象时，标题的段落应作调整。常见的问题一是标题与横隔线只空1行；二是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；有用小二号字的，不一而足。三是标题中滥用顿号、逗号等标点符号，不伦不类。
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5．主送机关。主送机关名称位于正文左上方，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

/ w/ t: ^8 V& `' W# L# J6.正文。位于标题或主送机关下方。正文中引用公文时应当先引标题，后引发文字号，引用的发文字号要用圆括号括起来；《办法》和《细则》规定公文正文内容结构层次为“一、二、三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）（2）（3）……”，《格式》规定正文中第一层次标题使用3号黑体字，第二层次标题使用3号楷体字，正文中其他文字一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。常见的问题主要出现在引用公文时只引用标题或只引用发文字号，而且引用发文字号时没用圆括号括起；第一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“１、”，把小圆点写成了顿号；有的第一层次标题使用的仿宋体加黑或宋体，第二层次标题也是用仿宋体或宋体。

7.附件。公文如有附件，一般在正文之下空1行、左空2字用3号仿宋体字标注，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第1字对齐排列。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）常见的问题是没有与正文空开一行。国家行政机关公文附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。附件单独排版印制，附件的标题一般用小2号小标宋体字，附件正文字体与此前面正文要求的规定制作。

8.成文日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。但在实际操作中，成文日期常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO七年二月一日”，正确的写法应为“二〇〇七年二月一日”。

9.印章。单一机关制定的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期并加盖印章，成文日期右空4字，加盖印章时不能与正文距离太远。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下边缘居中压成文日期。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等，还有将印章盖到成文日期以外。
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. g" I% n3 |' W/ G; m: ]10.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注，应在成文日期下1行，居左空2字加圆括号用3号仿宋体字标注。如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。

5 B0 Y6 J1 z* m0 Q5 \11.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体字或宋体字标注，且词目之间空格不均。规范的“主题词”是用3号黑体字、居左顶格标注，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

12.抄送机关。抄送机关名称标注在主题词下1行、印发机关和印发日期上方，左右各空1字，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。常见的问题是有的公文还将“报送”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；有的是抄送机关间用顿号隔开，再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
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1 e4 T4 \& D8 T- J" A* X, e! C' E7 C13.印发机关和印发日期。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

* p" Y* H% I. ]$ A4 E" Z（二）错用文种

依据《办法》，行政机关的公文种类主要有13种，除此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使用非法定文种。我们在制发公文过程中经常见到《××局2007年工作要点》、《××局精神文明创建工作实施方案》等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发的如《××局关于印发2007年工作要点的通知》，上报的如《××局关于报送2006年工作总结的报告》等。
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（三）主送机关错误

+ x7 q7 E2 k# X0 p. K6 a( x上行文多头主送，如请示、报告等上行文中主送机关出现：州食品药品监督管理局、县人民政府；还有的在向上请示的同时抄送下级机关；下行文乱抄滥送，不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位，有的把向下级机关发的一般性公文无必要地抄送上级机关，还有的对收文机关领导一一抄送；有的主送与抄送不分，已属主送的机关，在抄送中再次列出。

6 a% g2 Z2 p/ t3 {& H0 K3 s二、收文办理中存在的问题及分析

收文办理一般包括如签收、登记、拟办、分办、传阅、承办、催办等。收文处理因为领导及办公室工作人员不够重视等原因，不按程序进行的现象比较多，特别是各县局这种情况相对较多。主要表现在：对来文不做登记即进行办理；无拟办意见，直接由主要领导批办，而应先对所收文提出办理意见，然后按领导同志的排序由后向前递送；超范围传阅或应传阅的人员未传阅，一般原则是按领导同志排序由前向后递送；承办人未对办理情况进行注办；办公室对办理情况未进行督办催办。收文处理未按程序进行，直接影响到上级精神的贯彻和工作部署的落实。办公室在进行文件处理时，一定要注意严格按照程序进行，保证机关工作的规范化。
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三、规范公文处理，提高公文质量的措施
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公文处理工作是办公室的中心工作之一，也是一项既繁琐又需要认真细致的工作。公文处理的质量直接关系到发文机关的形象。因此，我们必须重视公文处理，把努力提高公文处理质量作为一项重要工作来抓。
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! x. H" t- k( K" j（一）高度重视，加强领导

# ~* ?9 z6 p; n# Z0 W: F3 U- ]/ k在《办法》“总则”第六条中规定：“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对机关公文处理工作的指导和检查。”所以公文处理工作要做得好，首先需要领导重视，各级主要领导和综合办公部门的负责人尤其要重视起来，他们不仅要亲自动手起草和主持起草一些重要文件，还要审定签发单位制发的各种文件，并承担相应的法律和行政后果，还要以授权、委托、督促等各种方式对参与公文处理过程的各类人员进行指导和检查。因此，他们必须以身作则，率先垂范，为其他人员做出表率。

（二）加强公文处理主要机构的业务管理

负责公文处理的主要机构要切实主管好本机关的公文处理工作。同时，要担负起指导下级机关的公文处理工作，要将对公文处理的构成要素及工作过程的优化落实到实处，实行全面的质量把关和检查。实践证明在公文处理中一个字或一个数字的失误都会给工作造成严重的损失，影响到发文单位的信誉、权威以及工作效率，因此必须加强对公文处理活动的业务管理，使每个参与实际工作的人员都能切实负起责任，杜绝一切错误，防患于未然。
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（三）提高公文处理人员的责任意识和业务水平
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要保证公文处理活动的质量，仅靠领导重视是远远不够的。因此，必须提高公文处理人员的质量意识，使每一个参与者都能把好自己这一关。一方面我们要抓好对《办法》的学习，结合本部门的实际情况抓好《办法》的落实。同时，必须加强对本系统工作人员公文处理能力的培养，公文处理是一项政治性、政策性很强的工作，这就要求这项活动的工作人员有正确的政治方向，高尚的职业道德，良好的理论修养，较高的政策水平，以及实事求是的工作作风。公文处理工作又是一项专业性、业务性极强的工作，这就要求工作人员要具备较强的文字表达能力，并要精通本单位的各项业务，了解工作的范围和职责，掌握先进的科技知识和文、史、哲知识，当好“杂家”、“通才”，成为复合型的人才。此外，还要熟练地掌握公文处理的基本业务知识，提高公文处理的办事能力，在工作中精益求精，善于学习和积累，摸索规律，广为借鉴，不断提高。只有这样，才能不断提高机关公文处理水平，更好地为XXXXX这一中心工作服务。（2007年06月25日）

《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：
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    一、公文格式组成部分中常见问题
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    （一）眉首部分

( {+ h  ^9 Z' P8 q$ T    1、发文机关标志。下属单位的发文机关标识字号应小于所属单位，但有的下属单位字号比所属单位都大，应予纠正。

    2、发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。

    3、签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
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  ?) |; ?+ D" A4 p) k& d+ E' |    4、红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。
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    （二）主体部分

, L; n8 J9 q% H7 `# [+ j9 r    1、标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
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    2、正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

    3、附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。
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    4、成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。

    5、印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。
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/ Z' F8 `7 J( b/ `    6、附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。

    （三）版记部分
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; M- ?! g7 g# Z- _1 |; |; q7 h    1、主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象。
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    2、抄送机关。常见的问题是有的公文将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

2 E1 l) k5 m# q  i$ c$ J( f" g" T    3、印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

0 B' S, y: H0 {+ `6 F0 C7 b    二、公文组成部分标识规则中常见的问题

    （一）排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。

    （二）页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。
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    （三）表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

    三、公文格式中常见的其他问题
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    （一）数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

    （二）名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为×××”，再次使用时用简称。
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2 v% N4 Y1 U- V# o; Z: n$ D* |/ l0 b    （三）时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。
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! E4 A. d3 ?' u& @  g9 a0 d: p    （四）标点符号。有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“96•8洪水”写为“96.8洪水”，“山东省志•黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。

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公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。
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8 \3 Q$ O0 e/ t公文重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。其指导性纲领文件是国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》），国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）。
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但是我们不少单位和部门制发文件，并没有严格按照规定、要求去做，而是各行其是，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响了单位的行政效率，因此必须引起高度重视。下面，就日常公文处理中常见的错误进行分析和大家共同探讨纠正。

1 h! M4 P$ I; ]. T( a. v! D一、公文处理中常见问题
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（一）该签署意见时不签署
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领导签发公文应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅则视为同意。审批收到的公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。在签不签署意见这个问题上，我们应该自觉遵守有关规定。审批本机关制发的文件，如果同意发文，就明确写上“同意”两个字，然后写上姓名和审批日期。看完阅知性文件，就写上“已阅”两个字，再把姓名和阅文日期也写上。见到有具体请示事项的文件或需要办理的文件，就把如何答复或办理的具体意见写清楚，再写上姓名和批示日期。意见写得具体，便于操作，便于执行，便于落实；意见写得笼统，不好操作，不好执行，不好落实；领导不写意见，只签个名、写个姓或画个圈，下属不知所云，就无法操作，无法执行，无法落实。
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（二）以传阅代替承办

; D3 b/ W* v8 a! C　　传阅是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件，是机关公文处理工作中经常采用的一种公文处理方式。它既可以有效地解决文件少与阅文人数多的矛盾，也有利于领导之间、部门之间互通信息，了解掌握其他领导、其他部门对如何处理某一文件的看法。通常情况下，上级机关的重要会议文件，需要几位领导共同批办的文件，主要领导在文件上批示让其他领导和相关部门阅知、阅办的文件，都应该采用传阅的方式。但是，传阅绝不是只阅不办，绝不能以传阅代替承办。

　　所谓以传阅代替承办的问题，与上面讲的该签署意见时不签署的问题既相同又不尽相同。相同之处是，都没有提出办理意见。不同之处是，该签署意见时不签署的问题纯属领导的责任，以传阅代替承办的问题既有领导的责任，又有相关部门的责任。

　　做公文处理具体工作的领导经常遇到的问题是，收到一份里面含有具体工作要求、需要具体办理的文件，送给主要领导、主管领导、相关部门负责人和具体工作人员传阅了一圈儿，谁也没提出办理意见，都无动于衷，最后原封不动，回到文书那里立卷归档了。当上级机关过问办理结果时，又往往互相推卸责任。这都属于不该发生的故事。
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　　不论主要领导、主管领导、相关部门负责人还是具体工作人员，见到上级文件就要立即作出反映，办不办理都要有所反映。如果领导没有反映，相关部门要有所反映，积极主动地向领导提出办理意见和建议。比如，见到上级机关制发的政策法规性文件，我们就得转发执行，必要时还应该加个转发按语，结合自己的实际再提几条具体要求，与上级文件一并贯彻执行。这是必须要做的，不能视而不见，无动于衷。
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　　对上级机关制发的所有文件，我们难以做到事无巨细逐一落实，应当区分轻重缓急，妥善地去处置，该认真的时候一定认真，该落实的事项一定落实，该用十分力气的就用十分力气，该用一分力气的也别拿出两分力气。这需要智慧，这也是一种领导艺术。
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　（三）签署意见时用词不当
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) A( }* l5 U; ]# R) ?  b　　此问题不太具有普遍性，但也不是绝无仅有。比如，处理某个文件时，主要领导想让某某副职提出处理意见，就应该写“请某某领导提出意见”，可是没这样去写，写的却是“请某某领导阅示”。这就让人分不清谁是谁的领导，谁领导谁了。

　　“阅示”这个词儿不是随便用的，只能用于下对上，绝对不可以用于上对下。副职请主要领导签署意见，部门请分管领导签署意见，都可以用“阅示”两个字，而且也必须用“阅示”两个字。不这样用，就是不懂规矩，不尊重领导。换个说法，“阅示”就是上级领导的专利，不能随意把它转让给下级去使用。
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  z# S7 N4 q9 o7 M6 _6 q! S0 Q　　（四）领导干了不该干的活
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' V3 ]4 L  {' n# P9 G) }　　收到上级机关制发的公文，应该先由办公部门主任提出拟办意见，再呈送领导批示，领导批示后再转送相关部门去具体办理。此做法好处多多：其一，符合党和国家的有关规定，有据可查，有章可循；其二，能把领导从繁杂的事务性工作中解放出来，便于领导想大事、议大事、抓大事、成大事；其三，发挥办公部门主任的“外脑”作用，“外脑”辅佐“内脑”工作，能有效地避免或减少失误；其四，一旦出现失误，可以怪罪办公部门的主任，批评他瞎参谋、馊主意、乱弹琴等等。

; x9 p$ L3 ]5 n8 @" Y. N: c　　有些单位收到上级机关制发的公文，不是先由办公部门主任提出拟办意见，再呈送领导批示，而是省略了 “拟办”这道程序，直接呈送领导批示，让领导干了不该他干的活。此做法的好处是可以提高工作效率，但弊端太多：其一，不符合党和国家的有关规定，无据可查，无章可循；其二，忙了领导，闲了主任，这不对劲儿；其三，领导被事务性工作缠住，无暇顾及大事，有可能误了大事，坏了大事；其四，领导也是人，人都有失误的时候，何况领导那么忙，哪有时间看那么细，难免失误；其五，一旦出现失误，没人可以怪罪，没人可以批评。权衡利弊，还是应该按照党和国家的有关规定，增加办公部门主任“拟办”这道程序为好。

8 S, H% h$ x3 G9 q（五）越级行文

  w- [) a% m4 d- ~4 u行文方式按文件运行程序和方向可分为三种：逐级行文、多级行文、越级行文。逐级行文，是公文处理工作中主要的、经常运用的一种行文方式，其基本要求是逐级上报或下达。一般情况下逐级行文、多级行文方式是允许的，而越级行文是不允许的。因为越级行文极易造成被越过的直接上级机关工作失控，同时也给上级机关指导工作带来不便。因此，非紧急重大事项不得越级行文。紧急重大事项确需越级行文，应同时报送直接上级机关。公文是这样，像一些工作汇报也应当遵循逐级汇报，避免越级，否则就会使领导非常被动。

（六）文件“倒签”现象仍然时有发生

3 k7 J7 x  e  b4 a' A1 W5 c9 K“横传”公文、“直送”公文给领导，是公文传递过程中切忌的两大弊病。有些职能部门的办事人员不重视办文程序，越过办公部门直接将文件呈送领导领导签发，并以领导领导已签发为由拒绝办公部门核稿，我们称这种现象为文件“倒签”。《办法》明确规定：“公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”第二十九条规定：“公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。”可见，公文核稿的基本任务就是保证公文质量，即使领导领导已经签发，最后也应该由办公部门进行文字、标点和格式等方面的复核把关。文秘部门一定要排除阻力，坚持先核后签，防止先签后核，即防止文件“倒流”、“倒签”
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（七）公文体外循环

' g/ l3 x. W& N' T3 J+ |' _公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件，不送办公室统一登记和分办，而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中，一个部门阅完文件后不退办公室，擅自给其他部门传阅（“横传”）。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位，不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度，同时也有可能会造成责任不清。
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（八）行文质量不高、效率差
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& q+ k6 a+ @8 I; q7 [8 S: R  g- U( [一是报送资料不严谨。如平常文件中对计量单位的写法也是五花八门，将平方米m2 写成M3，50km写成50KM，厘米cm写成CM，这都是一种粗心的、不负责人的习惯。二是有的最基层领导不细看文件，层层下转，最后由干事、技术员编一个情况报告，这造成许多文件执行不利，流于形势。三是部分科室管理不细，没有收文登记，遇到查询、检查就到办公室找文件、印文件，给办公室增添了工作量、也造成了浪费。
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2 i7 h5 `% M4 P- d7 `　　（九）将公文标题简单切分后用以标注主题词
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　　标题与主题词的作用不同。标题的主要作用是引导阅读，用自然语言书写；主题词的主要作用是反映公文的类别、主题、内容和表现形式，为检索、查找文件提供方便。主题词是揭示公文主要内容的规范化的词或词组，必须从公文主题词表中选择。主题词由类别词(范畴)、类属词(内容)、文种(文件形式)组成，其中类别词反映文件内容所涉及的范围和应归属的类别，一般情况下不会在公文标题中直接出现。所以，标注主题词不能简单地切分标题，而应分析公文的内容，弄清公文的类别、主题、主要内容和表现形式后，从《公文主题词表》中选择适当的词进行标引。需要强调的是，公文的主题词必须是《公文主题词表》中的词汇，不能根据个人理解随意编造。否则，标出的主题词没有分类、检索意义。正确的主题词标引应是“(类别词)+(类属词)+(类别词)+(类属词)+(文种)”。
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　　（十）使用计算机起草修改公文时仅将定稿归档、用传真件归档
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% z1 k9 q  ]! N( x$ Q8 ?$ z/ p- l　　随着办公自动化程度的提高，许多文秘人员直接用计算机起草文稿，每次修改也直接在计算机上进行，最后也只是将定稿归档。但是，由于定稿无法体现修改过程，一旦文稿出了问题，无法反映公文的处理和运转情况，难以分清责任。这就使公文处理环节的制度化建设面临新的问题。正确的做法应当是将草稿、历次的修改稿和定稿均予保留，一并归档。
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　　由于传真纸张材料的特殊性，收到的传真件保存不久字迹就会褪尽，所以不能用传真件直接归档。遇有传真件时，最好找到正式文件，用正式文件归档，如果确实难以找到正式文件，应先将传真件复印后，用复印件归档。

二、公文格式常见错误

　　根据国家质监总局1999年12月发布的国家标准（GB/T9704-1999），公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
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　　（一）眉首部分

- ?& @( R( ~& l; e1.发文机关标志。下级应小于上级。

2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某段发[2002]21号”；函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。滥用“发”字。 只有重要文件才采用“××发”字样。
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　　3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

　　4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。

　　（二）主体部分
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　　1.标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
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0 b  C. k# t( Z% ?+ \+ f　　还有如“关于转发×省公路局《关于做好春运工作的紧急通知》的通知”、“关于转发省公路局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×省公路局关于做好春运工作的紧急通知的通知、关于转发省公路局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知。
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　　层层转发公文时，尽量不要弄成，，，关于转发关于转发，，，，的通知的通知的通知。可直接转发最上一级。

文字累赘。如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。

除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。
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3 y( R' J' m* q9 X" M　　标题中“试行”要放在书名号之内。如：《武汉市统计局奖惩管理办法（试行）》

. c; o" o& d1 P3 ~& \* a2 ~　　缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。
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　　2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一”、下面是顿号，“1.”下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。
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' P4 C7 \0 W6 K　　第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；

. M8 Z$ s4 a) h2 J- O# J　　第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；

　　第三层次为：“1.……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；

6 F  b3 ^( U2 V0 f5 |3 U6 L8 F. d" V　　第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。
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! a/ }" k# e7 U8 M/ J) G3 {　　《格式》规定正文中第一层次标题使用3号黑体字，第二层次标题使用3号楷体字，正文中其他文字一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。

' [$ \7 o$ K# p: J1 E6 h: a　　3.引用文号格式。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2006〕12号）。再次出现可直接引用发文字号。
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　　4.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。
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　　5.成文日期。根据规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“O”写作“0”，如“二00三年二月一日”，正确的写法应为“二OO三年二月一日”。还有，单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全，包括单位、部门向领导送呈的介绍信、白纸上递交领导签阅的文稿，如盖章就不必再在落款处署部门、科室或单位名称。但是要说明，这是对行政公文的要求，若是党文，如党委、党组文件，日期则用阿拉伯数字，可写成“2007年l1月9日”。这也是党文和行政文的一个区别。

7 m1 A, Z/ O9 {　　6.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。
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1 g% u& J( N9 V2 a6 F! X( Y7.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。
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（三）版记部分
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　　1.主题词。作用：是公文主题进入信息数据管理系统便于检索，提高文书资料管理工作的效率。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象。主题词标引的基本要求：按照“先内容后形式”的顺序排列词目，词目一般为3－5个，不能简单地从标题中提取，不得自造主题词表中没有的词目。主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。上行文要按照上级机关的要求标注主题词。目前，各机关公文尚没有统一的主题词表，亦可暂不标引主题词。

　　2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
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　　3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

0 t' e, q6 a4 z　　（四）印章与正文同页
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- a' n5 t) V/ t　　新《办法》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决”，再如印章使用的规定、“请示”文件应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话等等，这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误。
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* Q9 P3 `; p5 j" q9 A8 `　　（五）公文组成部分标识
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　　1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等题。
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　　2.页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。

　　3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

1 q9 |3 O$ f& j' C6 j+ c　　（六）其他常见的错误
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　　1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字，中间不加顿号，如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。
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　　除成文日期外，年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”，“1998－1999年”不能简写成“1998－99年”。星期、农历用汉字，“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。
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　　2.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：年代、百分比、分数等。(夏历和清代以前的历史纪年用汉字)

0 R8 ]6 M0 T- Z$ h/ j7 M　　3.计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、公顷、公里等。
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' L$ K2 S8 U! _" A8 H　　4.5%-6%不要写成5-6%，50万-100万不要写成50-100万。
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　　5.非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。
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0 |$ v5 x* L! `3 _: Q0 @# Q  {　　6.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
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　　7.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。

3 N7 A- h0 m% O* t. L7 B　　8.标点符号。有将间隔号“·”写为点号 “.” 的，如“ 5·1 2汶川地震”写为“ 5.1 2汶川地震”，“武汉市志·交通志”写为“武汉市志.交通志”。还有的连接号使用不规范，如“ 2002 年 2 月 2-6 日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。

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三、行文中常见的错误

　　（一）文种使用乱
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　　1.生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如，《关于技术练兵比武的具体操作规定》、《关于使用统缴证有关问题的说明》等，这里的操作规定、说明均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有条例、规定、办法、总结、计划等，有的甚至把安排、要点、细则这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
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　　误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。

* ~" t. S. \+ o$ e) g. o　　2.混用文种

: z5 ]1 O2 S. J　　（1）请示与报告
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　　请示”和报告都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。

　　一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

　　二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

' k5 ]) W$ d7 z& o& A　　三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
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. s; Q. a* o8 {6 z　　四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
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　　五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
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8 I1 m. b; y3 [4 @　　六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

5 M; H5 Y3 i& ?% J6 B6 h　　七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
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　　八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，这个是大部分单位所忽视的。
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　　这里特别要提出的是，我们总段生产部门包括基层技术人员，从今天起再不要将上报的请示强迫性地搞成报告，要打破旧的习惯，不要把要求省上批复、批示的文件制成报告，或经常说“打个请款报告”这样的外行话。要不惟上、不惟文件、不惟习惯，要将规矩，将章法。我们许多文件报了经常石沉大海，或重报，原因就在于此。
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　　（2）请示与函
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5 a, a6 r& [1 n! O　　函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，也是我们食品药监部门使用较多的文种，其主要作用有两个方面：一是在药品协查工作中，可在不相隶属的同系统部门之间询问和答复某类药品真伪时使用；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项（如请求财政部门解决某项经费等），不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。

　　这里着重谈谈“请求批准函”的使用。在公文撰写中，少数拟稿人往往将“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。
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% R0 b0 e4 F% C  ^% Y/ g* z% R　　（3）报告与总结

* |0 A$ a$ j2 E! R& U　　如前所述，“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年食品药品监管工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年食品药品监管工作情况的报告”，这样就比较规范了。

　　（4）意见与打算

4 r. Y) P; b" [! x3 g- c8 M3 M　　意见是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2008年食品药品监管工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2008年食品药品监管工作的意见”。
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　　（5）通告与通知

6 L+ ]/ G7 F8 W( L　　“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于整顿和规范药品市场秩序的通告”。

, v( c' j  Z$ b6 E+ ^0 ^! N　　通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。这里着重谈谈“转发性通知”应注意的问题。转发上级机关和不相隶属机关的公文，其主要作用是：要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行。在转发性通知的草拟中要特别注意标题的运用，常见问题主要有：在标题中重复出现“关于”、“通知”。让人看了眼花了乱。如：“某某单位关于转发《某某局关于转发〈某某省某某厅关于加强安全生产的通知〉的通知》的通知”。可见此标题太臃肿，且尽可能不使用标点符号，可将此标题改为“某某单位转发某某局关于加强安全生产的通知的通知”。这样就比较简明扼要了。
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4 D) K) {5 _7 f1 _　　通知格式【标准格式】
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　　□□□□□□关于召开□□□□□□会议的通知
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　　□□□□□□（主送机关）：
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　　根据□□□□□□，……（依据），□□□□□□决定召开□□□□且会议,现将有关事宜通知如下:
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5 A3 F$ d/ s$ X  A3 I　　一.会议内容:□□□□□□，……。

　　二.会议时间: □□□□□□，……。
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　　三.会议地点: □□□□□□，……。

7 W$ ~* t* R( \  l4 U" J　　四.参会人员:□□□□□□，……。

" K# C  d9 o8 e　　五.有关要求:□□□□□□，……。
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　　□□□□□□（署名）

' ?; R7 s0 K' [; }( N　　□□□□年□□月□□日

　　（二）文字表述不当

　　1．词语搭配不当。
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2 P; y0 G4 u; R1 a% s0 o　　主谓不搭配：诊疗条件和服务质量有所改善，改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高；世界发展飞速变化。发展和变化是两个概念，可以说：世界发展变化很快。

　　动宾搭配不当：达到便民利民的效果，改为取得便民利民的效果；举办世界上规模最大的教育，改为兴办世界上规模最大的教育；“市人大常委会将听取市政府关于统计工作情况的汇报，这充分体现了市人大常委会对统计工作的关心和支持。”应把“和支持”去掉。

　　修饰语与中心词不搭配：要加大对违法违纪现象（行为）的查处力度。
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; _3 k4 F; h, z/ z! e4 v! |- u/ v: h　　2．成分残缺。

% ~5 _* M* ]3 e& d  c　　缺谓语：为（实现）全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗。
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　　宾语残缺：扩大水资源费（范围）征收并适当提高征收标准；建立健全规章制度，不断增强自我约束（能力）。

　　缺定语中心词：定期公布（造成）污染单位和责任人；全市共拥有（具备）各类评估执业资格的人员近５００人。
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　　缺少介词：着眼（于）减负
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　　3．关于和对连用只取其一。

　　XXX关于（对）XXX的通报。

　　4．重复累赘。
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: O" I4 ?8 n) d' o8 w8 t　　过去一些曾经行之有效的管理方法和管理手段的有效性发生了变化。应把“曾经”去掉。
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: E' \( `' u1 @0 O; P　　3.冗长繁琐。草拟公文中存在的主要问题一是公文标题不精练，概括不准确;二是文稿层次不清，观点不鲜明；三是用词用语不规范；四是文字篇幅过长。拟写公文的基本要求是符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短，一般不超过3000字。

　　5.草拟不符合归档要求。一是字迹潦草、模糊不清；二是使用纸张规格不统一；三是修改公文和在文件上签名使用圆珠笔、铅笔。根据规定，草拟、修改和签批公文，书写所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。一律使用A4型纸张，用毛笔、签字笔或蓝黑钢笔书写。四是缺乏归档意识。公文办理完成后，办理人不及时将文件底稿送交本单位文秘人员统一保存，造成文稿丢失或损坏。根据规定，公文办理完毕后，应及时送交本单位负责归档的人员进行整理，并按要求送档案部门归档。个人不得保存应当归档的公文。未经同意，不得擅自销毁应归档的公文。在总段这方面主要问题是一些科室对内部收发文不登记，检查时满楼道找文件，着急时一天同样的文件印几次，既造成办公室的忙乱，也不利于节能降耗。

% M8 f3 O: I3 w! _　　6.结尾表达欠妥。每一个文种都有自己的结尾方式，例如，答复报告常用“专此报告”的结尾，情况报告用“特此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”；请示用“妥否，请批示”或“当否，请指示”或“以上请示妥否，请批复”。发函的结尾用“特此函达”、“请函复”或“盼复”，复函用“特此函复”或“此复”。乱用结尾语言、语气，会影响公文的整体表达效果，如在函中用这样的语言、语气结尾“以上内容请在三天内回复，否则我方不承担后果”，这种盛气凌人的结尾，已经违背了函应有的商榷语气了。
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　　7. 滥发文件。 主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。
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3 _% S  `/ w8 ~, P0 Z4 u/ S; \　　（三）语法、逻辑错误
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　　1.用词不当。
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　　（1）搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如：

3 v  |& }  f3 V5 b3 L( Z　　（2）关联词使用不当。常用关联词：“虽然……但是……”（转折），“只有……才……”、“只要……就……”（条件），“如果……就……”（假设），“因为……所以……”、“既然……那么……”（因果），“既……也……”（并列），“或者……或者……”、“与其……不如……”（选择）、“不仅……而且……”（递进），等等。如果关联词语选择或搭配出现错误，会造成句子的意思发生变化。

　　（3）褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。
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　　（4）使用口语。公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：

2 L8 `, Q: T4 W, U+ A  l　　不然－－否则，马上－－立即，爸妈－－父母，见面－－面洽，收到－－收悉，打算－－拟，吃饭－－用餐，走路－－步行，给－－给予，偷着－－私自，等等。
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5 O' I0 c! O* S3 p" S+ R& H. ]　　2.语序不当。语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。

/ d3 [  B* X$ A. r: j+ ^+ C9 v6 I6 b　　3.句子成分残缺。成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。

% F9 e! I# U5 F# i4 b　　4.表意不明。有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。
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　　5.不合逻辑（概念、判断、推理不正确）。
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6 e/ B& D2 C; m　　6.口气不当。主要表现在用语不妥当，尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时，公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等，表现出一种催促的口气。
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. G$ v$ r- ~% E) x* P4 ^　　（四）错别字
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　　文稿中出现错字、别字，也是比较常见的。我们大家一定要高度重视。下面列举一些经常并用错、用混的字。

) A6 w, R/ l9 r# Y: O　　1.“的”、“地”、“得”。从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。

( }) J- E4 ~: O: V9 [　　2.“相”、“象”、“像”。相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。
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　　3.“做”与“作”。二者意思相近，常常被混用。至于如何准确区分，没有比较权威的规定。
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* @5 V0 d. m0 s) v2 U4 e　　一般来说，书面色彩较重的词语，尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。
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　　对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。

　　后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。
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: b2 e3 [4 V& o: Z6 @, b+ Y　　另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。

　　4.“长”与“常”。长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。

) |5 B; _# y& z0 x8 z: @　　5.“分”与“份”。分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。

- V1 v0 Y0 E+ @2 V2 W  ?6 N　　6.“备”与“倍”。备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。
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　　7.“截止”与“截至”。截止：到期停止。例如：“到××日截止”。截至：到……为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）。

2 ?5 V3 l, [' |3 f! t　　8.“必需”与“必须”。“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。如：我们坚持了原则性，也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。“必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作状语。如：金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。
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　　9.“权力”与“权利”。“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：国家的一切权力属于人民。“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：每个人都有受教育学文化的权利。
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　　10．法律法规和公文统用“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”

　　11．像的使用。根据新公布的《简化字总表》，象不再是像的简化字，仍然各司其职。我们每一个领导都要像爱护自己的生命那样；像浙江----。

+ i) q$ ^9 A* `% {5 ~( W4 Y　　12．账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。

. S: e: O: s- r! _6 _5 i/ W: Y! I　　13．法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。

7 C) |( v, \5 ]( w/ F7 D) m  j　　14．按照与遵照的用法：按照法律法规或文件等的规定或要求；遵照上级或长辈的指示、教导等。
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  N8 A) ]  d, j/ G/ M4 `3 J* F　　15．公布与发布的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。相继制定和公布《统计法》等法律法规。市政府发布了《关于----的决定》。
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　　16．制定与制订的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。

; T% |% |  H  E( R" O" C. R1 \　　17．增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。地方财政收入由1997年的1702万元增加到2002年的5638万元。增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。

　　18．截止与截至的用法：截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。截止是不及物动词，后不跟宾语。
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　　19．议案和提案：人大代表提出的是议案和建议，政协委员提出的是提案。
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3 Q/ v$ l! J! ~; J2 v6 }　　20.用词错误：

　　表示独一无二用“惟一”而不是“唯一”
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, U' H1 T2 R: Q2 j1 n; D( G　　用行政区域，不用行政辖区。
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* q. t% M3 C' x. _( J; G& D7 T　　久禁不绝不是久禁不止。

$ j$ l, B+ ^; J7 X　　富余劳动力不是富裕劳动力
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$ F  V0 A8 l" Q  \8 l, H- ^　　社会各界不是社会各届，届表示次。

　　公文、出版物统一用“报道”不用“报导”。如：新闻报道；对有关信息要慎重报道。
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" w, Z: s5 Y* l9 x2 B1 ~1 e( i　　应有之义不是应有之意
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9 r( o  R! o- I; V. T# W6 `6 z　　凸显不是突显

/ C5 O4 p! u$ N# I8 h' h8 m5 q　　磨炼不是磨练
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　　明察暗访不是明查暗访

　　备受关注不是倍受关注

　　常抓不懈不是长抓不懈

2 ?2 |& C* ]. B; n+ N　　涣散不是痪散、

: h- J) }+ D& O' h) K& X3 m/ G　　精简不是精减

　　（五）标点符号
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6 U3 p" d  F* a! u9 e7 Z7 M　　常见的错误有以下几种：
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% k! u1 ?1 X$ T, S1 ~# d9 v& L　　1.标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。

　　2.逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。
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- |" |+ w! v; O　　3.多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时，大并列之间应当用逗号，小并列之间用顿号。比如：“人民银行××支行行长、副行长、主管科长，辖内各商业银行行长、信贷科长……”。
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　　4.滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。
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4 w4 O4 c* F: ~# \　　5．分层次各项结尾均用句号，不用分号。

　　6．第几后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。

　　7．阿拉伯数字加家圆点。如：6．
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3 V) [) k( C+ j8 A6 ~' H9 j/ t0 i! f　　8．主送和抄送标点符号运用。不同系统或同一系统非并列关系用逗号，同一系统并列关系用顿号。如：各区县统计局、高新区统计处，市普查办、三支调查队、局各科（处）室、统计信息中心。
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　　（六）发文程序混乱

　　发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核（编号）、缮印、用印、登记、分发等程序。办文不符合程序。具体表现在：一是未经办公室核稿，拟稿部门将文稿直接送领导签发；二是一些涉及养护、计划、财务、劳资、人事等方面的公文，事先未送有关科室（部门）会签就送领导签发，造成被动。根据规定，拟制公文如涉及其它部门的业务权限，拟文部门应事先主动与有关部门协商并会签，尤其是涉及养护、计划、财务、劳资、人事等方面的公文必须先送有关部门会稿。公文在送负责人签发之前，需先送办公室审核。办公室审核的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求、公文格式是否符合有关规定。签发、打印、校对后，由办公室统一登记分发。但有时候个别科室和领导还有直接从办公室拿文件直送相关领导和单位现象，造成重复、或缺发。

一段情缱绻在夏的阡陌嫣然里。你的模样定格在一池碧波中。站在季节的背后，浅唱那场忧伤。指间的触动，却是别人的音容。

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：
2 }. V# C3 q, T% L$ v& ~4 v1.公文格式组成部分中常见的问题
1.1眉首部分
2 z" @7 U3 U7 f5 z! ^1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号，应予以纠正。
4 O! T( B; r% m3 |6 W: V1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。
" {% D2 l9 c4 E1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
6 P) j/ U9 ]) S/ S2 |1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。
0 i$ r% ?5 ^: W* }, k* r* \1.2主体部分
, v" l3 w3 R" ]/ v- Q6 s+ r6 T, Q/ {1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
2 I; D1 I: f  F  O1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。
1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。
" M. C0 c% Q; Y$ Z' x/ d3 r! ]5 n1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。
1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。
" d- m, [; u0 t  L6 j1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。
9 b% b2 D5 i$ {7 @) ?, a" S1.3.版记部分
0 Z4 T  E5 h8 Q( G4 M( y& g8 y1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“（）”括起。
% E: L1 N1 x; O2 j# A+ y1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
" y" G$ P* Q# [1 c1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。
# d9 x- S- X( r9 @7 a. T2.公文组成部分标识规则中常见的问题
$ Z2 b5 |$ d% i( _2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。
& p$ Y- ^$ K8 p! S3 w( c2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。
2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。
3.公文格式中常见的其他问题
3.1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。
3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
  G9 b) s5 u; ^1 _/ ^) @: i/ Q3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。
3.4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的，如“96·8洪水”写为“96.8洪水”，“山东省志·黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。
3 B, z" l: l' u4 G, m/ U+ M5 w$ v6 u4.规范公文格式，提高公文质量的措施
; P! c* r& c4 w4.1.提高认识，加强领导
规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。
; Q; }4 |& z5 M4.2.加强文秘队伍建设
适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。
4.3.健全制度，规范程序
各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。