第三专题8 f/ g' k3 C3 f8 t& D* c6 z4 N
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加强办公室建设与管理
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+ M! N, {( ^9 t- e9 k& x3 A( H- H一、办公室人员岗位认知与基本职责
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5 r) i; e3 k) K7 @二、加强办公室建设6 K/ D) j; n9 }& f1 p' A
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三、办公室办会工作基本规范. x$ F! }5 q0 z1 ?2 b A5 w( w
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四、加强办公室的日常管理
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4 G5 ~+ x* g5 F% M ~, o5 U一、办公室人员岗位认知与基本职责6 c$ b* o, U. d+ V- L f
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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) I5 x3 t ^* @" Q6 U7 x$ N7 B* v" h按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：( B0 v$ f3 ]" o( |& b
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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9 {* I0 H' S; ]% t三）办公室人员角色定位
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! H! [1 B( L9 D o4 ~ @$ U* ~' E& I办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊# Q) r# l/ t s' n
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：) L" n7 y( Q; B5 }
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一、要讲事业心和责任感；' k3 r4 t' f: v- d1 I* k& s
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二、要认真细致；
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, n3 W) z9 C: Z; p4 e) u' ~2 o( C三、要讲究程序(不要打乱仗)；: I5 r% e0 P ?
" f; u9 [. n, I% ~4 L$ O/ h5 v: J四、要讲工作效率。3 h- b4 S8 t1 j2 W7 b
! _( n* }/ T9 Z（四）办公室工作对人员的要求* m/ G+ P3 Z/ p, {& w6 s) _% Y
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1、思想素养; ?* K+ Y- R! F, x" ]+ a6 t( @0 c
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。 F" g$ m! P- B C8 T. Q
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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! U8 S4 r( G+ d调研能力。善于通过调研掌握大量情况。" M9 [7 d. s1 y+ t% @
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。4 k$ {- l q3 i
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。" @* e. ~) d9 |& `' a$ S9 K
! ?8 R' y4 E1 m5 p% n% f2 W. n! u（四）办公室工作对人员的要求
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! Q2 a ]4 d: c* T* Q$ s; Z3、心理素养, {( B Z& A* [; W5 t8 w
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。1 ^( l7 V* x+ V/ N, W; u Q
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。. H6 D6 ]! A& C, ]8 {
7 a( F/ z( ^0 @3 M0 [调控力(控制情绪的能力)。
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( u* c' @& S; Q+ e7 |意志力。
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3 [( _. b0 x- {. g! ^" r8 U- I（四）办公室工作对人员的要求
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- a3 m, T8 L. C: Z( X( S- K' Y# Y4、角色意识
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6 Z( ]: u q( k2 g: F* z做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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+ _ O6 m* z2 K! K: p全局意识0 Y: c# J3 n' H% v4 K
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责任意识
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' ~1 m- d9 q2 _& N3 `" ?创新意识
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奉献意识0 F+ n+ ?% T( [0 y
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信息意识
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8 X8 Q* ]- I6 x1 Z4 k U0 v程序意识
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学习意识
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* \9 d4 L0 m1 M（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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4 ?, K& Y1 Y" \ {9 g! D1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?: |; P! }& i- B0 ^( o A2 O
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他是否了解你的目标和意向?6 f n' c) O7 E0 ~) k
& D8 h T% m3 J* g他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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$ M8 D( C" Q+ t. Q+ |6 q2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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0 [1 z# c: @; p4 I* e5 g3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?9 r1 L$ H# @ ]: e# e9 ^$ U
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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" z8 x$ P- o0 i; a- E领导测评办公室人员的20道题目
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6 e: f; C! O! k5 C6 Z! P5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?; W, e/ A: p4 T4 Z/ @$ e
$ `% Z* h% ~1 G' Z能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?4 n' g4 F t2 z2 D2 O5 c
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?3 x! f: j! {) P: L! m7 A5 r5 p
; B( z+ _9 b7 p8 X" X; w能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?% D- n% j- ~5 X8 E. J
! O3 k9 l1 C o- |能否制订新的工作制度或工作程序?
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# B- E6 N; n/ w6 O7 q他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?, E. W! p" t" g* J
5 ^. B3 B9 J" R& A) r8 _能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?. }$ i& g: ]0 w( H
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?6 h1 v! \8 ^. m! t! S" b# Y2 C# ]% r
; f+ [6 D: L& ~5 u6 G" t9 ?能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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2 l8 N# |( d0 J$ K: _6 A, D领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?& Z$ x/ |5 t. w. @+ Q
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?' J( I/ |; a: C! {, S2 M: D. F
. x; r. T1 o% s7 ^( i5 X11．他对你的忠诚值得信赖吗?) `+ [- B: U: i. u( h# J
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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9 `7 _/ H7 B0 s6 X# N: ` f7 r12．他是否有较广的阅读面和知识面?- } f; `1 T8 D1 S; w2 i- ?
: H# A# Y. Y/ j8 k" S1 g+ O8 g+ W9 G是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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: d2 f, g2 E3 u" o" h; @领导测评办公室人员的20道题目
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2 g# p! `1 [0 ~13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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# T& U( p9 r8 o, l0 {% `+ X' H而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?! j: |* i7 Q" U: A# A
4 Z# b* ~ c0 u! `14．他是否有个人学习计划?
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4 J0 P9 w$ Z7 }" K$ Q8 u是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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; {* s1 L; p- p7 B2 M/ Y15．他语言表达是否清晰? F3 L/ O3 l% Z1 ~ H
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?: w2 A4 a2 j7 c/ @6 k
9 R& K9 I' s, C7 b能否准确地传达你的指示?# G+ T5 t: ?' U
+ C# h3 S2 e) I8 s% m/ E能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?. Z- B0 m5 |& j. p# y$ }
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16．他是否按时完成每天的工作?
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k) B; \" K! q) [& p是否根据需要自愿在休息时间加班?# q; ^$ d+ a. l' ~% S
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领导测评办公室人员的20道题目
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5 u. T/ G& o- N( n u% R* M17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?5 p' C& ]% J( D; I+ V( |
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?4 ]8 D/ B' v( O( }; e) e
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?+ ^8 k+ u2 `7 l- C" x( e. a
$ R' o7 Y+ y( d% ]' a20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?+ s' q9 S2 t2 t! o
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启示……
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二、加强办公室建设% J) ^3 s/ Q$ p
: o) t# ]' Q g8 q8 X" f9 V. f4 Z（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境' M* p' M. _) e0 J. K
+ F$ L/ q) D/ K$ t, ]2、积极推进建章立制工作( a3 L+ ]' G y+ I: y0 Z
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3、努力营造和谐人文氛围0 [' j& ^# ~4 Y8 t% L4 A
3 e. N4 ~6 }* O% W& `0 F- z' n
4、大力倡导团队精神
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2 z9 ^. M: p2 ]2 i, W s（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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5 q, }0 l2 ?4 b; F; t9 {. ]良好的礼仪形象0 m T0 K3 M$ k$ S$ H
7 o& O7 T' g# G" M [# V1 x
良好的电话形象
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良好的文字形象0 T; O# g" c; x( U2 r
# s+ @- N$ f/ s, c. |良好的语言形象) Z0 X0 ]: q- }* l
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二、加强办公室建设% ^$ n3 m3 \8 ]3 n2 a5 q- u
* V5 J; a1 O% ?! B6 @7 U" w3 N（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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3 I- c+ N+ w1 m+ `1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；$ r# k0 I6 A/ v2 N$ X
( E0 [3 U* p: ], R+ w9 r! t$ `/ Y8 b6 l& P
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；* E) ^5 j- l& s3 T5 N0 a* V
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5、随时让同事知道你对他的感激；& X% w/ U' `; C% Y
6 C f: v& Q& `. W! U6、尊重个人隐私，公私之间分明；- b- H% Q8 d2 J/ F) G% ]/ m: O
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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( _( ]" c1 v3 P& I8、不居功自傲，有容人雅量。
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5 n6 }* I1 x6 Y2 C- l S三、办公室办会工作基本规范 [2 u% _) S* n3 _# m: k4 l
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作 `7 N) `( B7 X( U# Q, G
/ g, y8 }( c! Z2 `6 o$ k1、设立会议承办部门和服务机构& B/ t% [5 y" x- S& {5 Q l6 e
' e8 M* s8 W. W9 G2、协助领导确定会议目标和议题( x9 i" V+ V( H l/ V5 H
6 `& }7 h: E9 O3 D- E（1）确定会议目标
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0 O; p9 z" C9 k: P+ N1 f（2）拟订会议议题 z. ~- \ O6 K
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3、拟订会议财务预算和会议方案3 d$ c+ B) z4 [8 y5 _1 Z- z
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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& l9 v! O* u0 {* O5 f- S（一）会议服务的基本内容# A% i% T2 B* b
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作
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7 b! Z2 O( ]7 f3 {0 A$ x1 b# `/ e衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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2 k% ]% y5 I- ?$ Q8 e4 i主讲：姬瑞环# n/ E9 O) O8 I9 W6 U2 A' J$ b; W
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