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网友提问： / ^' Q+ M7 P9 ^* l( ]& Y
R8 g6 ?2 \% m$ s0 V& O1 P: L现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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: D3 V; t5 V0 a5 \老秘回答： 8 M; p. ^" |, f, J& ^% n% ~! o
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ; [. }* ~8 z5 p
+ L) t8 g6 R5 q1 p; {6 [1 m; @: [$ s●使会议开得卓有成效
9 r4 h- h* s" s5 }1 ] 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
* ~# R0 n" }# s 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
# P& }. e, M+ N" z# k 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
2 v7 O, I3 ?0 l 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
$ `& D8 v' M- Y, o9 { 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 5 _3 w1 C8 P! k' i7 u: ?7 I3 S
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 5 W! m6 [- ]$ I" ?7 Q+ I& Y
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
: j2 |6 _5 s" G 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 9 T* \2 H; W5 F0 P4 |7 |* z
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
! e, q& c7 s" j1 h) `: |6 h7 F( D 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
- `0 r* S4 o# @, p 10.信息要加以选择，避免过多。
* G( v* e" I# M9 D" f' \2 H 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 7 c6 m' L+ E3 i7 o
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
t$ W$ s( A. @, {8 r5 X 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 5 `) p! Y7 T4 j; A) @; L
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 # r9 T8 V+ b( A; X
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 6 x' q- @3 L8 a1 X0 U# Y/ @' ^
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ; G$ c4 k, M R- N( K5 }8 J; Z
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
" [. `" J# S/ g: j7 T- {( j- ?. M/ r 18.会前先拉几个盟友。
O+ U' s" C/ K: J! R9 d 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
& `1 t$ c) |% n6 m# r/ @; d* E 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
7 }# N8 f' `" j0 T ●会议准备
& {, E( L( U+ N2 l 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
P6 L$ q( ?6 b+ p9 E: m 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ( y0 s! G$ i$ T9 q9 f9 X) V
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 ' E$ y. y" U- @4 E$ p) F
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 9 W- n) H% g: W- M
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
Z7 M1 M; J9 {5 u3 H- ?" N 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 # s2 H1 N* i _; M; [0 {
26.任何议程变动都必须通知主持人。
! t1 l: Z* n6 Z) D2 w" \) ^' Y* l 27.议程要尽可能短小简单。 : P0 P6 @+ f) C( o' [7 x8 s# f
28.尽量将议程限制于一页纸上。
$ h: p% y' _6 ]- [0 G 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
- f; c0 b& k& H5 |& O: W2 `3 u X 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 : x# L4 c* M- G
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
6 e; W7 ~. L0 A 32.必须将电话转移出会场。
1 D1 V- e: l' j) W+ C0 q1 K" D 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
e8 L" L: ^. o- e" l 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
" ?: i, H+ ]4 v2 m3 P9 G2 G3 \3 ^/ d( H 35.要找个确保没有干扰的会场。
$ Y/ q4 d, P! ?( o) B1 E: z 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
2 I3 ?" w: r/ P7 i3 i+ r5 p8 a 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
$ ] _8 d2 S" ?. U# M# \ 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
" D. Y; d$ Q7 u8 n7 R: ^4 k T/ c 39.座位之间应有一臂长的间隔。 6 o# g: g6 r3 R, y) a1 T6 R4 X; `3 D
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 . t& N. b5 Q! F9 J, G& {# s; j
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 0 J; B" S" M& ?' `
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ) C# `* W( h0 v" c9 @/ w4 d
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
+ g$ M* F) e/ W+ B( D 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 , ?* G/ Y) V; i4 ~; i7 f
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 % Q e/ v+ g1 b4 N: u- d1 ~
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 - g! ~" w3 H4 u/ k: i- ^
●出席会议 % X+ ^2 v. M0 i. Z
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
. k. |# X6 I" G$ m 47.会前拟出自己的发言稿。 , K: n/ H. W1 ]' E# }5 z% o- a9 Z
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
; Y: x2 l" T- F2 e 49.要保持积极的脸部表情和音调。 * h. ]% s O- t
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 / J4 y6 K2 J+ r. ^) g
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51.开始发言前先作深呼吸。
! T" J' X$ f( S8 M& G7 V 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
: _9 L4 n- X/ F$ U" D4 i 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 8 J( K8 W* Q2 H
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
4 \( r- ]* m2 b8 {+ i0 r& z. m 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
; j1 B/ N2 U8 S; X9 Q 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
! B3 \2 X6 X5 m 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
+ E4 ]! _) } w 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 # L! d2 E. ]' }$ o$ p1 C
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
. _% o0 ^# F+ z: u; W 60.必须按照议程顺序作会议记录。 + J c* O9 ]. o% R+ ]$ ^, [+ i K
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
1 G# o; U4 W" S( I7 P9 Y& y4 X 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 ! \3 J. W" n8 q$ L3 M1 C
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
2 h6 A5 B# i& l7 n5 O ●主持会议
8 D' b( E* O: D& s 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
* `' z1 o0 C& u( q2 q: ?5 G8 V( o 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 8 ]9 A/ f9 s8 W/ X p( X
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 , r$ s: i$ f; ^6 X0 H6 V
66.尽量于会前认识新来者。
4 g Y% _$ U: I5 ]( w 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 - [! m7 `$ ]! T5 D
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 9 H( @' n, Y4 S8 h9 T
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
# U; y" l3 J- Z; h7 e/ B 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
2 K7 ~8 K% I, N9 S 71.要制止支流辩论和私下交谈。
* w* V" z* h& O5 j3 R 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 4 C8 M3 q. e' j X
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 ! b; }4 L% F+ D% `; Z( P8 }
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 % p! G* E' P+ X; j- t& _. o
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 s c/ |) S! c/ b4 F5 x
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
' Z& i- C1 B5 p 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 * S2 C5 N$ E2 v0 P- H; I6 G
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 ! P( ?- F1 w: G2 [% d, t
79.必须清楚每次会议的规则。
. _" |( D" V: q7 y1 N 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 4 e, v0 Q& C" d+ l" R7 [' i/ l% x% F
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 4 v' c6 ]) `& b, p; F
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