 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 ( B l! X3 g* j) j2 w$ m4 U1 O/ _
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
. r2 U/ Y; v4 j/ l/ @6 X G8 \一、分步安排，按序进行 3 z/ t+ o" W0 f6 ~" l9 l9 ?
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 ( e- v6 w9 m+ x8 I
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患 / P1 M" z9 I# D
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 8 P% {" I: S# _8 W3 r
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 ; F5 t/ S5 I* O3 W) F6 y
㈠听众 , h. }: y5 A" z( {% w0 G, x1 g+ b
⒈人数？ ( W( X+ H7 I y ~" D7 ]! l# {' |
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ " N5 y$ {! L1 Y; G4 u1 Y( \
㈡目的与种类 5 B- w, u; L; L( `) `; ?& _7 G) X
⒈通报情况？ # }5 r T7 j; i
⒉形成决定？ , [+ Y) g9 R0 S0 D
⒊审查重要细节？ 7 I5 U6 H. [# i3 Y
⒋协调统一行动？ ) x2 N6 p1 e( Y& d
㈢主题
4 P% {# Q' v, e, W9 |1 H ⒈具体题目是什么？
2 Y4 |( v5 y! Y5 L8 h' |# ]/ L ⒉涉及多大范围？
9 B, `% a4 Q3 \ ⒊拟用多长时间？ 7 i$ @' ~% b$ `/ A
㈣设备 & f: `3 H Z) i7 o0 X# v# t! X
⒈汇报在何处举行？
, K( t$ a6 b. T) _5 ?5 g! S2 \ ⒉需要作什么安排？
) N, u, ?# c' y) W0 o, \" t ⒊视听辅助器材有哪些？
. [8 ]3 g9 Y: @5 P& p7 l: e) g2 ? ⒋有何不足之处？ * j. u! D B9 L- D9 I+ t
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ - G$ u `) B$ J2 G) i; V
二、写出初稿 7 T. A- P6 @ Y' {
㈠搜集材料
/ O9 \7 j+ g; p+ ^9 Q8 ?9 _ ⒈认真研究。
7 E* T5 o( O$ ~! I- C! v9 a$ h ⒉熟悉主题。 . A, I: H; h5 L' W4 a
⒊搜集权威性意见和事实。 0 }9 T2 a8 v: |# W4 w
㈡草拟初稿 | 
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