老秘教你如何成长为优秀秘书：第三讲 数字时代的档案管理

 

档案管理的原则及常用方式

 

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档案管理在现代社会扮演着越来越重要的角色，因为公司的资料越来越多，只有把这些资料进行整理、分类，在需要的时候才能随时找到相应的资料，而不至于翻箱倒柜，将大量时间浪费在查找资料上面。

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档案管理的基本原则

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档案管理包括收集整理、分类、建立检索三个步骤。收集整理是指快速且大量的收集整理相关资料；分类是指区分建档，避免累积档案；建立检索是指建立检索表，通过检索表可以迅速缩小检索范围，方便查找档案。

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常用的档案管理方式

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1．抽屉式直立档案

所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。

 

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2．开放式横向档案管理

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所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式，可能用木板，也可能用铁柜，把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。

开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，如红色的柜子属于会计部，蓝色的属于销售部等等。医院、户籍单位最常采用这种区分方法。

 

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【举例】

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日本的很多医院都采用颜色区分法来管理病历档案，医生的身边有一个圆筒，在诊断结束之后，医生把填好的病历直接扔到圆筒里，圆筒的下面接着管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的颜色，病例室的工作人员根据管子的颜色，就知道应该把病历放到哪个区域。

开放式的档案管理一目了然，便于检索，取资料的时候比较容易，其缺点是任何人都可以查阅，使用频繁，容易遗失，不适用于机密性的档案管理。

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3．穿孔式活页夹

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穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。

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4．档案盒

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档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。

 

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5．金属文件夹

金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。

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6．透明资料袋

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透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。

 

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7．两层或四层资料盒

这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。

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四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的或其他不常用的资料，这是根据人的身体特征来设计的，四层的资料盒中，上面两层便于拿取，所以放常用的资料，下面两层要躬身拿取，所以放不常用的资料。

 

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【自检】

请做下面的连线题，把各种档案管理方式与它们的特点连起来。

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1．透明资料袋           ａ．易于保密，不易损坏

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2．抽屉式直立档案柜     ｂ．具有标准的尺寸

3．档案盒               ｃ．一眼就可以判断里面装的是什么资料

4．金属文件夹           ｄ．检索方便，容易拿取

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5．开放式横向档案柜     ｅ．可以随时取放资料，但不能放太多

 

 

 

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档案管理的方法

 

档案管理要有具体的管制方法。有些档案一旦被借出，如果不能进行有效的管理，到最后就会无从查找，不了了之，造成档案的遗失或损坏，所以要设计完善的借出卡，在借出卡上详细地记录档案的借出日期、档名、借阅人姓名及归还日期等信息，将每个档案都落实到某个具体的人负责。

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1．运用颜色管理

运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法，通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。在运用颜色管理的时候，有如下几个方面要注意：

?使用颜色区分时，颜色种类不宜太多，一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳，中间色及粉嫩色容易造成混淆，要尽量少用。

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?档案夹本身要用同一色系，一般不采用档案夹的颜色来区分档案，颜色太多，会使人眼花缭乱，不能区分。

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?应该避免同时使用过于接近的颜色，比如青色、蓝色、紫蓝色等，颜色太过接近，不容易一眼就区分开来。

?颜色如果不够用，可以增加卷标，如贴二个红色卷标或粘贴一个红色一个蓝色表示不同的档案，5种颜色互相配合，可得出若干种不同组合，应用的范围就更广了。此外，还可以考虑颜色和数字的组合，比如红1、黄2等等，使得档案区域无限的延伸。

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2．尺寸要统一

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要想进行高效率的档案管理，应该使资料具有统一的规格和尺寸，这样才能便于辨认和管理。

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3．档案堆放的技巧

档案应该竖起来摆放，整齐的排列，这样相关人员寻找资料的时候就可以一目了然，而且可以很方便地取出来。如果一层层地叠放资料，上面的资料压着下面的资料，要想拿下面的资料就比较困难，需要费力的抽出来，而且不容易找到相关资料。

 

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4．档案的分类方式

一般有五种档案分类方式：

?按对象划分

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根据资料来自何人，与哪些企业有关进行划分。

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?按主题划分

根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资料，或者按照产品名称区分资料。

?按形式划分

根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。

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?按项目划分

项目也叫专案，可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做情人节的专案，可以把历年来情人节的专案资料进行归类、分析。

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?按时间划分

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按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2002年的资料都收集在一个资料夹里，将2003年的资料收集在另一个资料夹里。

 

名片的档案管理

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名片虽然小，却是人们拓展人际关系的桥梁，所以要认真地收集好名片，作为秘书，还要替上司管理好名片，在上司需要的时候，能随时为他找到所需的名片。

 

1．管理名片的工具

我们常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起来，随意放在抽屉里，这样做容易造成名片的破损或丢失，我们应该利用专门的工具来存放名片。当名片的数量较少时，可以使用最常见的名片簿，当名片的数量较多时，可以使用名片箱，此外，还可以使用便携式的电子记事簿，把名片资料输入，随时可以查找。

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2．名片的分类方法

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对名片进行分类，可以有效地管理、查找名片。

 

3．名片的整理方法

对名片进行适当的整理，可以便于保存和查找名片。

?对于超大型的名片，应该将其仔细修剪成正常尺寸，或者用计算机另外打一张，也可缩小影印后再建档。

?收到名片后，应在空白处记下见面日期、地点、谈话主题和重点、对方特征、业务项目，便于以后回想。

?对于长期中止联络的人的名片，可以将其过滤出来，放在固定的地方，或者丢弃，否则日积月累，名片会泛滥成灾。

?如果客户变更了地址、电话，秘书应主动向客户要张新名片，将旧名片更换掉，或者在名片上进行更正、补充。

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运用电脑管理档案

 

在现代社会中，电脑是必备的办公工具，利用电脑来管理档案是秘书应该掌握的技能。

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1．利用文件夹管理档案

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建立专门的文件夹来管理档案是一种科学的做法。文件夹可以根据档案的内容和自己的习惯进行分组，否则档案会越积越多。全部存在Ｃ盘或Ｅ盘同一个目录下，当需要某一个资料的时候，仅仅是浏览各个文件夹的名称就要消耗很多的时间和精力。

 

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【举例】

对于专业秘书训练的资料，可以在总文件夹里根据内容的不同建立各个子文件夹，比如外形包装、社交礼仪、岗位技能等，每个文件夹里存放各类具体的培训教材，这样就便于进行寻找、修改以及管理各部分的资料。

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2．定期备份档案

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备份是保证档案不丢失的最好办法，档案备份的方法有以下几种：

?最简单的方法

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直接将档案进行复制并存到另一个档案路径，但是一旦硬盘发生了问题，备份的档案也会丢失。

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把整个硬盘或硬盘分割扇区所有档案做为映像文件，当系统损毁时通过映像文件直接覆盖硬盘或磁盘来恢复系统，并提供硬盘及磁盘的直接拷贝映像文件的检视及编修功能。

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?数据处理器（Ｄａｔａ  Ｐｒｏｃｅｓｓ  Ｕｔｉｌｉｔｙ）

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专门用来备份编辑中的档案，可以针对同一件档案进行多份备份。

?压缩程序

当档案必须存放在磁盘时，可以通过压缩方式进行区分，这样以后可以解压缩使用。

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?Ｗｉｎｄｏｗｓ备份精灵

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如果把档案存在“我的文档”中，就会自动把资料备份一份。

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?光盘刻录机

可以将档案刻录到光盘中保存，这种方式比较简单、可靠。

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3．对重要文档进行加密

对于一些重要的、机密的资料，人们必须具有保密意识，否则机密的泄漏会给公司、企业以及个人带来很大的危害。要避免在无意中被别人看到机密，使用者就需要对自己的重要文档进行加密。

ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，专业秘书应该学会应用该功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步骤很类似，其具体步骤如下：

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图3－1    文档加密步骤示意图

 

【自检】

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电脑在现代办公中发挥着重要的作用，您会使用电脑来管理文档吗？请填写下面的表格。检查自己是否已经掌握了刚才所学的知识。

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操作要求	操作方法或步骤
建立文件夹	/ H4 E2 y/ D3 U% P- D# J" s
m) X1 B) d% |2 \ 备份档案
对重要文档加密

 

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【本讲小结】

本讲介绍了数字时代的档案管理。首先，讲解了档案管理的基本原则和管制方法；其次，列举了包括抽屉式直立档案管理、开放式横向档案管理、穿孔活页夹等在内的七种常见的档案管理方法；然后，介绍了档案管理的技巧，即运用颜色进行管理、尺寸要统一、档案的摆放技巧以及档案的分类方式；接下来，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分类方法、名片的整理方法三个方面；最后，强调了必须要学会用电脑来管理文档，分别讲解了建立文件夹、备份文档、给重要文档加密等内容。在数字时代，一定要努力学习、勤于钻研，做到熟练的运用电脑来管理档案。

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【心得体会】

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