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: \) G1 {2 C) r( }; ]; W) O: Q9 C8 S* i 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：% A# ` f: L6 A% X8 B' L
做会议记录，写着写着笔没水了；
3 _1 M2 ^3 q8 p4 L F w x4 W% D( c 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
* M% V3 x: T3 v# `3 ~( ~ 用胶水时，找不到刷子；
5 T$ M) Y: c G ]6 f5 \ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
) A5 b! y3 g8 p7 O 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
5 v6 w: a$ x6 ]7 | 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
8 y) J* P/ p% W m 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? % @. q5 ]& h4 ~, i! C
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
# a8 W! z+ [. u/ E1 l 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 [1 ~8 ~, h5 Z! B" {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 o- t( L1 H% L v
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
, p4 ~9 L2 J0 b2 x 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
' [7 S' t, X* F% |, \" v0 U 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
1 g; o! K* k/ G1 n 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 H$ P2 `" q" O( l z
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 5 [: ?, b+ A" n1 D6 s) b3 y c2 `
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
u* D i* W( e! _% B! F! X 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
4 _' c1 s5 Y: F% e6 |( I 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
7 R" i4 \8 ]. k: ^/ G 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 8 @+ z7 l$ z8 C8 P3 ]
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' S0 d* U0 R( m1 q$ \# R
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 * ^& U2 G2 ^* \" G/ Y; \0 f
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " ~; q! W0 J/ R2 S6 C) d
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
* q% H, s1 Z2 Y: X' a 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 z( e ^; L) j! v
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
( r0 c- b/ G' D$ \& ?1 i 9、与本职工作有关的表格。
9 D* E5 L" y, |1 |2 m 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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