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% t1 E) x! T: _5 W. ^" g# R 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：) g' C+ S: f1 h3 t0 u+ V
做会议记录，写着写着笔没水了；
) ~7 e! l) h" u& S7 v- A5 n, t 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 7 E5 S( j s6 v
用胶水时，找不到刷子； 0 j( k" a/ `( \! ~9 ] |" A7 A
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 7 d2 X: H6 F& r7 P1 A
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ P; h+ r/ C9 Y, k5 O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: B# S, n. E, T# s 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ h0 w) L8 R$ g# V 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
$ C6 ~, x9 K$ n; c( m 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
# @" i. N% _( r) h 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , \$ v9 X- |6 R T# s' j
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 g, f) Z$ g9 \: @* s, R4 F: x
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 Z. N9 h. ~% H' I0 e
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ( u3 O% G2 _8 I' }
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 % D3 x/ S7 }: X6 ^, ^2 j
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 9 j% Y5 ?% O! Y0 V; ? ~
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * B$ s1 e/ k) s( P
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
/ E; ~! n+ ?. j& ] 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
6 ^3 R1 O2 i" r3 B& h" [ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 m7 `5 W/ W; F+ v2 q0 X1 h
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 ]3 C7 u/ J5 h5 Z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; B+ p' o. _2 F5 I 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
9 {$ m* i Z- h 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
I" M8 z8 t" a; j$ O. t5 M% {: b( v( Z 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ) j: E. Y( a* d/ f0 X5 f
9、与本职工作有关的表格。
$ [- _9 j% [9 B1 _4 S( ]& z5 v- e5 }; ~ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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